Política de privacidad canal del informante
Responsable del Tratamiento
Responsable: SMILEAT, S.L. (en adelante, SMILEAT).
Dirección postal: Calle Gran Vía, 62, 5º D – 28013 Madrid
Correo electrónico: info@smileat.com
Finalidades del tratamiento
SMILEAT trata los datos con la finalidad de proporcionar a los interesados un sistema interno de información y realizar el seguimiento, investigación y solución, en su caso, de la información que sobre acciones u omisiones sea reportada por estos mediante los canales establecidos al efecto por SMILEAT.
Dentro de sus funciones y competencias, las personas designadas al efecto por SMILEAT conforme a la normativa aplicable podrán contactar con los interesados en la medida en la que éstos faciliten sus datos a tal fin y con objeto de investigar y/o solucionar la información y/o la información aportada en todo caso.
Legitimación para el tratamiento de sus datos
La base legal para el tratamiento de sus datos es el cumplimiento de una obligación legal aplicable a SMILEAT en calidad de responsable de tratamiento conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Asimismo, el tratamiento derivado de las revelaciones públicas realizadas estará legitimado en el cumplimiento de una misión en interés público.
SMILEAT, para la consecución de las finalidades descritas anteriormente, actuará con todas las garantías de confidencialidad, integridad y legalidad. Asimismo, SMILEAT adoptará las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona denunciante, en caso de que se hubiera identificado.
Destinatarios
No se prevén comunicaciones de datos a terceros, salvo aquellas que son requeridas por obligación legal a aquellos organismos públicos y/o entidades que necesariamente deban ser destinatarios de los mismos para que SMILEAT pueda cumplir con las obligaciones y requerimientos legales que, en cada caso, resulten de aplicación y pueda gestionar la información y/o denuncia efectuada a través del sistema interno de información puesto a su disposición por esta entidad.
Dichas comunicaciones se efectuarán, en todo caso, cumpliendo todas las garantías legalmente previstas. A tal efecto, el acceso a los datos quedará limitado exclusivamente a quienes, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto.
No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o para la tramitación de los procedimientos que, en su caso, procedan. En el supuesto de contemplarse la posibilidad de cesión de sus datos por otras circunstancias, SMILEAT solicitará su consentimiento explícito u otra base de legitimación.
Datos tratados
Los datos tratados por SMILEAT serán los datos proporcionados por el interesado denunciante (empleado, exempleado, cliente, contratista, proveedor u otros), cuando no opte por hacerlo de forma anónima: datos personales relativos al denunciante, denunciado y terceros que tengan relación con información transmitida. Datos proporcionados en el curso de la investigación por el propio denunciado en su defensa, testigos, fuentes accesibles el público, etc. Las categorías de datos personales objeto de tratamiento por SMILEAT son las siguientes: (i) Datos básicos: Nombre, apellidos (ii) Datos de contacto: Número de teléfono y correo electrónico (iii) Datos facilitados por el denunciante y otros datos que pudieran ser necesarios en función del tipo de denuncias que serán objeto de clasificación por categorías de acuerdo con la investigación.
Exactitud de los datos.
Ud. garantiza que los datos aportados son verdaderos, exactos, completos y actualizados, siendo responsable de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de tal obligación.
Transferencia internacional de datos
SMILEAT le informa que no están previstas transferencias internacionales de sus datos.
En caso de ser necesaria la realización de transferencias internacionales de datos, estas contarán con las garantías previstas al efecto en el artículo 46 del RGPD y podrá ejercitar cuantos derechos y acciones legales considere pertinentes en ejercicio de sus derechos. Tales garantías serán aportadas por cualquiera de los instrumentos previstos en el mencionado artículo, sin que sea necesario, por tanto, ninguna autorización expresa de la autoridad de control.
Ejercicio de Derechos
SMILEAT le informa de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas.
- Acceso: permite al titular de los datos obtener información sobre si SMILEAT trata datos personales que le conciernen o no y, en tal caso, derecho a obtener información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento.
- Rectificación: permite corregir errores y modificar los datos que resulten ser inexactos o incompletos.
- Supresión: permite que los datos sean suprimidos y dejen de tratarse por SMILEAT salvo que exista obligación legal de conservarlos y/o no prevalezcan otros motivos legítimos para su tratamiento por SMILEAT conforme a la normativa vigente.
- Limitación: bajo las condiciones establecidas legalmente, permite que el tratamiento de datos se paralice, de tal manera que se evite por parte de SMILEAT su tratamiento en un futuro, que únicamente los conservará para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
- Oposición: permite al titular que en determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, puedan oponerse al tratamiento de sus datos. SMILEAT dejará de tratar los datos, salvo por motivos legales, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
- Portabilidad: permite al titular recibir sus datos personales y poder transmitirlos directamente a otro responsable en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Para el ejercicio de este derecho, será necesario que el titular proporcione un correo electrónico válido.
Puede ejercer sus derechos mediante cualquier medio que permita acreditar el envío y recepción de su solicitud. La solicitud habrá de dirigirse a SMILEAT a través de los datos que se incluyen en el apartado de “Responsable del Tratamiento” indicando la referencia “Protección de Datos”. En la solicitud debe constar: Nombre, apellidos, petición en la que se concreta su solicitud y domicilio a efectos de notificaciones. En caso de que resulten
dudas de su identidad, se debe utilizar cualquier procedimiento que permita acreditar a la persona, pero sin requerir copia del DNI.
En el supuesto de no estar satisfecho con la respuesta de SMILEAT ante el ejercicio de sus derechos, tiene derecho a reclamar ante la Autoridad de Control, Agencia Española de Protección de Datos, la tutela de los mismos
Sin perjuicio de lo anterior, cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si SMILEAT está tratando datos personales que le conciernan o no.
Conservación
Los datos serán conservados por SMILEAT siempre y cuando sea necesario conforme a la finalidad y base jurídica del tratamiento por la que fueron recabados. A tal efecto, los datos de empleados, denunciantes y terceros se conservarán por el tiempo imprescindible para decidir el inicio de la investigación en el canal de denuncias, y en cualquier caso no más allá de tres meses desde la inclusión del dato, transcurrido dicho plazo los datos serán suprimidos. No obstante, aún transcurrido ese tiempo los datos pueden seguir siendo tratados para investigación de los hechos denunciados, y, sólo en caso de que de aquélla se desprenda la adopción de determinadas medidas contra el denunciado, sería posible conservar los datos por un plazo superior conforme a los plazos de prescripción legal, debiendo eliminarse en caso contrario.
En el supuesto de tratar los datos con objeto de dejar evidencia de una denuncia en el Sistema interno de información, solo podría dejar constancia en el mismo de forma anonimizada.
De acuerdo con los estándares del sector, SMILEAT le informa que mantiene medidas técnicas y organizativas contra la destrucción accidental o ilegal, pérdida o alteración accidental, revelación o acceso no autorizado y otras formas o procedimientos ilegales. En este sentido, SMILEAT adoptará las medidas de seguridad que resulten adecuadas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de datos. Asimismo, informará a quien tenga acceso a sus datos sobre sus obligaciones de seguridad, confidencialidad y de su deber de guardar secreto.