POLÍTICA INTERNA DO CANAL DO INFORMANTE
POLÍTICA INTERNA DO CANAL DO INFORMANTE
I. INTRODUÇÃO, OBJETO E APLICAÇÃO
A Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de combate à corrupção (doravante, a Lei 2/2023), transpõe para o ordenamento jurídico espanhol a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do Direito da União.
A presente política aplica-se à Smileat, S.L., com NIF B87144622 e sede social na Calle Gran Vía 62, 5.º D, 28013 Madrid, Madrid, e tem como objetivo estabelecer um canal interno para a comunicação de possíveis infrações normativas, violações de políticas internas e/ou éticas, bem como estabelecer um regime de proteção do informante, em cumprimento da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de combate à corrupção.
A Lei 2/2023 explica e esclarece, no seu preâmbulo, Parte III, que a sua finalidade consiste em proteger, contra possíveis represálias, as pessoas que, num contexto laboral ou profissional, detetem infrações penais ou administrativas graves ou muito graves e as comuniquem através dos mecanismos regulados nesta política.
Este Canal constitui, portanto, um mecanismo que permite aos trabalhadores da empresa e a outras partes interessadas comunicar qualquer tipo de conduta ilegal ou contrária aos nossos valores e princípios éticos, sem receio de represálias, reforçando a cultura da informação, as infraestruturas de integridade das organizações e a promoção da cultura da informação ou comunicação como mecanismo de prevenção e deteção de ameaças ao interesse público.
Desta forma, pretende-se promover uma cultura de transparência, integridade e responsabilidade na nossa organização, protegendo simultaneamente os trabalhadores que decidam apresentar uma comunicação de boa-fé.
II. CANAL DO INFORMANTE
A entidade criou um canal do informante (doravante, o CII) como via preferencial para receber informações sobre ações ou omissões que possam constituir infrações penais ou administrativas graves ou muito graves, bem como as restantes atuações previstas no artigo 2.º da Lei 2/2023.
O canal encontra-se sob a administração do Responsável pelo Sistema Interno do Canal (doravante, o RSII).
O acesso a este canal ficará limitado, no âmbito das respetivas competências e funções, a:
- O Responsável pelo Sistema Interno do Canal.
- O administrador ou administradores delegados pelo responsável pelo sistema.
- Os gestores designados para a tramitação de determinadas denúncias, de acordo com a área a que correspondam.
As funções destes órgãos, conforme aplicável, serão:
- Receção, registo e gestão das denúncias recebidas através do canal do informante.
- Designação da pessoa ou equipa responsável pela investigação das denúncias recebidas.
- Garantia da proteção dos informantes e da confidencialidade das denúncias recebidas.
- Avaliação da veracidade e credibilidade das denúncias recebidas.
- Tomada de decisões relativamente às medidas adequadas, em função dos resultados da investigação.
- Acompanhamento e revisão periódica do processo de gestão de denúncias e da política interna da empresa.
- Elaboração de relatórios e recomendações para a direção relativamente às denúncias recebidas e às medidas adotadas.
O CII deve garantir tecnicamente a confidencialidade ou, quando aplicável, o anonimato do informante, protegendo-o contra qualquer divulgação indevida e eventuais represálias de que possa ser alvo.
Link para o canal do informante:
https://compliance.legalsending.com/canal/?C=48605139019046683
Código QR
Envio de email para o seguinte endereço:
rrhh@smileat.com
Correio postal dirigido a:
Calle Gran Vía 62, 5.º D, 28013 Madrid, Madrid
A/C RSII: Javier Quintana Arranz
III. ÂMBITO SUBJETIVO – PESSOAS INFORMANTES
Podem utilizar o canal interno de informação e beneficiar da proteção concedida pela Lei 2/2023, na qualidade de informantes, as pessoas que mantenham uma relação laboral ou profissional com a AEPD, para comunicar informações relativas às ações ou omissões descritas no artigo 2.º da Lei 2/2023.
Esta relação laboral ou profissional, que implica uma situação de dependência perante a AEPD, torna necessária e adequada uma proteção especial contra possíveis represálias.
Em qualquer caso, são considerados informantes, para esta AEPD, para efeitos da Lei 2/2023:
- Pessoas que tenham a qualidade de empregados ou trabalhadores por conta de outrem.
- Trabalhadores independentes colaboradores (freelancers).
- Acionistas, sócios e pessoas pertencentes ao órgão de administração, direção ou supervisão da empresa, incluindo membros não executivos.
- Qualquer pessoa que trabalhe para ou sob supervisão e direção de contratantes, subcontratantes e fornecedores.
- Informantes que comuniquem ou revelem publicamente informações sobre infrações obtidas no âmbito de uma relação laboral ou estatutária já terminada, voluntários, estagiários, trabalhadores em períodos de formação, independentemente de receberem ou não remuneração, bem como aqueles cuja relação laboral ainda não tenha começado, nos casos em que a informação sobre infrações tenha sido obtida durante o processo de seleção ou de negociação pré-contratual.
É importante destacar que as denúncias apresentadas através do canal do informante devem ser efetuadas de boa-fé, isto é, devem ser sustentadas por provas e factos concretos.
IV. ÂMBITO OBJETIVO – FACTOS SUSCETÍVEIS DE DENÚNCIA
No que respeita ao objeto da informação, decorre da Lei 2/2023 que o canal interno de informação pode ser utilizado para comunicar condutas indevidas graves ou suspeitas de corrupção que possam constituir infrações penais ou administrativas graves ou muito graves relacionadas com as atividades da entidade e que o informante tenha observado ou sobre as quais tenha recebido informação no âmbito do seu trabalho ou relação profissional.
A própria Lei 2/2023 e a Diretiva (UE) 2019/1937 enumeram, entre outras, as informações relativas a:
Infrações abrangidas pelo âmbito de aplicação dos atos da União Europeia enumerados no anexo da referida Diretiva, relativas às seguintes áreas:
- Contratação pública.
- Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo.
- Segurança e conformidade dos produtos.
- Segurança dos transportes.
- Proteção do ambiente.
- Proteção contra radiações e segurança nuclear.
- Segurança dos géneros alimentícios e alimentos para animais, saúde e bem-estar animal.
- Saúde pública.
- Proteção dos consumidores.
- Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança das redes e dos sistemas de informação.
Infrações que afetem os interesses financeiros da União Europeia
As previstas no artigo 325.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE).
Infrações que afetem o mercado interno
As previstas no artigo 26.º, n.º 2, do TFUE, incluindo infrações às normas da União Europeia em matéria de concorrência e auxílios concedidos pelos Estados, bem como infrações relativas ao mercado interno relacionadas com atos que violem as normas relativas ao imposto sobre as sociedades ou práticas destinadas a obter uma vantagem fiscal que desvirtue o objeto ou a finalidade da legislação aplicável ao imposto sobre as sociedades.
Ações ou omissões suscetíveis de constituir infrações penais ou administrativas graves ou muito graves
Em qualquer caso, consideram-se abrangidas todas as infrações penais ou administrativas graves ou muito graves que impliquem prejuízo económico para a Fazenda Pública e para a Segurança Social.
Infrações ao direito laboral em matéria de segurança e saúde no trabalho
Quando comunicadas pelos trabalhadores, sem prejuízo do disposto na regulamentação específica aplicável.
A pessoa informante deverá fornecer, no mínimo, referência ao âmbito subjetivo da infração — matéria ou legislação violada: Direito da União Europeia, infração penal ou infração administrativa — e uma descrição dos factos objeto da comunicação, incluindo informação relevante sobre o sucedido, com o maior detalhe possível, anexando, quando aplicável, a documentação de que disponha.
Poderá igualmente fornecer o seu nome e apelidos e um número de telefone de contacto, caso não opte por efetuar a comunicação de forma anónima.
Se conhecer a identidade da pessoa responsável pela irregularidade comunicada ou tiver comunicado estes factos a outro órgão ou entidade através de algum canal externo, poderá igualmente facultar estas informações.
V. PROCEDIMENTO DE DENÚNCIA
A informação pode ser comunicada à entidade de forma anónima.
Caso contrário, a identidade do informante será mantida confidencial e o seu conhecimento ficará limitado ao RSII, administradores delegados ou gestores nomeados.
Estes membros exercerão as suas funções de forma independente e autónoma relativamente aos restantes órgãos da entidade ou organismo e não poderão receber quaisquer instruções no exercício das suas funções, dispondo de todos os meios pessoais e materiais necessários para as desempenhar.
A empresa compromete-se a investigar todas as denúncias relativas a possíveis infrações ou incumprimentos recebidas através do canal de denúncia.
Todas as denúncias serão investigadas de forma imparcial e confidencial e serão adotadas medidas adequadas em função dos resultados da investigação, destinadas à proteção do informante.
A informação ou denúncia será comunicada através do canal interno de informação, mediante a aplicação eletrónica específica disponibilizada para esse efeito, identificada e acessível através da página web:
https://www.smileat.com/
A pedido do informante, a denúncia também poderá ser apresentada através de uma reunião presencial, que terá lugar no prazo máximo de sete dias.
Quando aplicável, o informante será advertido de que a comunicação será gravada e será informado sobre o tratamento dos seus dados em conformidade com o RGPD e a LOPDPGDD.
Ao apresentar a informação, o informante deverá indicar uma morada, endereço de correio eletrónico ou local seguro para efeitos de receção de notificações, salvo se renunciar expressamente à receção de qualquer comunicação relativa às diligências realizadas pelo RSII em consequência da informação apresentada.
Após a apresentação da informação, esta será registada no sistema de gestão da informação mediante a atribuição de um código de identificação, que ficará registado numa base de dados segura e de acesso restrito exclusivamente ao pessoal do RSII devidamente autorizado.
Serão registadas todas as comunicações recebidas, incluindo os seguintes dados:
- Data de receção.
- Código de identificação.
- Diligências realizadas.
- Medidas adotadas.
- Data de encerramento.
Após a receção da informação, num prazo não superior a 7 dias de calendário, será enviado um aviso de receção ao informante, salvo se este tiver expressamente renunciado a receber comunicações relativas à investigação.
Estas denúncias serão geridas no prazo máximo de 3 meses, salvo em casos de especial complexidade que exijam uma prorrogação, podendo nesse caso o prazo ser prorrogado por um período máximo adicional de outros 3 meses.
Uma vez registada a informação, o RSII e a sua equipa procederão à análise da respetiva admissibilidade, de acordo com os âmbitos material e pessoal previstos nos artigos 2.º e 3.º da Lei 2/2023.
A empresa compromete-se a informar o denunciante sobre o estado da investigação e sobre as medidas adotadas, sempre que possível e sem comprometer a confidencialidade e proteção do denunciante, podendo solicitar informação adicional relativamente aos factos comunicados através do canal.
Além disso, a empresa compromete-se a acompanhar todas as denúncias recebidas e as medidas adotadas, de forma a garantir a eficácia desta política e a melhorar continuamente o processo.
Qualquer informação relativa a factos que possam constituir indícios de crime será imediatamente remetida ao Ministério Público.
Caso os factos afetem os interesses financeiros da União Europeia, serão remetidos à Procuradoria Europeia.
VI. PROTEÇÃO DOS INFORMANTES
A empresa compromete-se a proteger as pessoas que informem sobre infrações ou incumprimentos, em conformidade com a Lei 2/2023.
A. Atos constitutivos de represália
São expressamente proibidos os atos constitutivos de represália, incluindo ameaças de represália e tentativas de represália contra as pessoas que apresentem uma comunicação nos termos previstos na lei.
Entende-se por represália qualquer ato ou omissão proibido por lei ou que, direta ou indiretamente, implique um tratamento desfavorável que coloque as pessoas que o sofrem numa situação de desvantagem específica relativamente a outras no contexto laboral ou profissional, exclusivamente devido à sua condição de informantes ou por terem efetuado uma revelação pública.
Para efeitos da Lei 2/2023, e a título exemplificativo, são consideradas represálias as medidas adotadas sob a forma de:
- Suspensão do contrato de trabalho, despedimento ou cessação da relação laboral ou estatutária, incluindo a não renovação ou cessação antecipada de um contrato de trabalho temporário após o período experimental, ou a cessação antecipada ou anulação de contratos de bens ou serviços.
- Aplicação de qualquer medida disciplinar.
- Despromoção ou recusa de promoções.
- Qualquer outra alteração substancial das condições de trabalho.
- Não conversão de um contrato de trabalho temporário em contrato sem termo, quando o trabalhador tivesse expectativas legítimas de que lhe seria oferecido um emprego permanente.
O anteriormente referido não se aplica quando essas medidas sejam adotadas no exercício regular do poder de direção, ao abrigo da legislação laboral ou da regulamentação aplicável ao estatuto correspondente do trabalhador público, em virtude de circunstâncias, factos ou infrações devidamente comprovadas e não relacionadas com a apresentação da comunicação.
São igualmente consideradas represálias:
- Danos, incluindo danos reputacionais, ou perdas económicas.
- Coação.
- Intimidação.
- Assédio.
- Ostracismo.
- Avaliações ou referências negativas relativamente ao desempenho laboral ou profissional.
- Inclusão em listas negras ou divulgação de informações num determinado setor que dificulte ou impeça o acesso ao emprego ou à contratação de obras ou serviços.
- Recusa ou revogação de uma licença ou autorização.
- Recusa de formação.
- Discriminação ou tratamento desfavorável ou injusto.
A pessoa cujos direitos tenham sido prejudicados em consequência da sua comunicação ou revelação, após o decurso do prazo de dois anos, poderá solicitar proteção à autoridade competente, que, excecionalmente e de forma fundamentada, poderá prorrogar o período de proteção, após audição das pessoas ou órgãos potencialmente afetados.
A recusa da prorrogação do período de proteção deverá ser fundamentada.
Os atos administrativos destinados a impedir ou dificultar a apresentação de comunicações e revelações, bem como os que constituam represália ou causem discriminação após a apresentação das mesmas ao abrigo desta lei, serão nulos de pleno direito e poderão dar lugar, quando aplicável, à adoção de medidas corretivas de natureza disciplinar ou de responsabilidade, podendo incluir a correspondente indemnização pelos danos e prejuízos causados à pessoa lesada.
B. Medidas de proteção do informante contra represálias
Não se considerará que as pessoas que comuniquem informações sobre as ações ou omissões previstas na secção QUARTA, ou que efetuem uma revelação pública em conformidade com a Lei 2/2023, tenham violado qualquer restrição relativa à divulgação de informação.
Também não incorrerão em qualquer tipo de responsabilidade relacionada com essa comunicação ou revelação pública, desde que tenham motivos razoáveis para considerar que a comunicação ou revelação pública dessa informação era necessária para revelar uma ação ou omissão nos termos da referida lei, sem prejuízo do disposto nas normas específicas de proteção aplicáveis no âmbito laboral.
Esta medida não afetará responsabilidades de natureza penal.
O disposto no parágrafo anterior aplica-se igualmente às comunicações de informações efetuadas por representantes dos trabalhadores, ainda que estejam sujeitos a deveres legais de sigilo ou de não divulgação de informação reservada.
Tudo isto sem prejuízo, igualmente, das normas específicas de proteção aplicáveis no âmbito laboral.
As medidas de proteção do informante aplicam-se igualmente, quando aplicável, a:
- Pessoas singulares que auxiliem o informante no processo.
- Pessoas singulares relacionadas com o informante que possam sofrer represálias, como colegas de trabalho ou familiares.
- Pessoas coletivas para as quais o informante trabalhe, com as quais mantenha qualquer outro tipo de relação num contexto laboral ou nas quais detenha uma participação significativa.
Para estes efeitos, considera-se significativa a participação no capital ou nos direitos de voto correspondentes a ações ou participações quando, pela sua proporção, permita à pessoa que a detém exercer influência sobre a pessoa coletiva participada.
Os informantes não incorrerão em responsabilidade relativamente à obtenção ou acesso à informação comunicada ou publicamente divulgada, desde que essa obtenção ou acesso não constitua crime.
Qualquer outra possível responsabilidade dos informantes decorrente de atos ou omissões que não estejam relacionados com a comunicação ou revelação pública, ou que não sejam necessários para revelar uma infração nos termos da Lei 2/2023, será exigível de acordo com a legislação aplicável.
Nos processos perante um órgão jurisdicional ou outra autoridade relativos a prejuízos sofridos pelos informantes, quando o informante tenha demonstrado razoavelmente que efetuou uma comunicação ou revelação pública em conformidade com a Lei 2/2023 e que sofreu um prejuízo, presumir-se-á que esse prejuízo resultou de uma represália pela comunicação ou revelação pública.
Nestes casos, caberá à pessoa que tenha adotado a medida prejudicial provar que essa medida se baseou em motivos devidamente justificados e não relacionados com a comunicação ou revelação pública.
Nos processos judiciais, incluindo os relativos a difamação, violação de direitos de autor, violação de dever de sigilo, incumprimento das normas de proteção de dados, divulgação de segredos comerciais ou pedidos de indemnização baseados no direito laboral ou estatutário, os informantes não incorrerão em qualquer tipo de responsabilidade como consequência de comunicações ou revelações públicas protegidas pela Lei 2/2023.
Essas pessoas terão direito a alegar, em sua defesa e no âmbito dos referidos processos judiciais, que efetuaram uma comunicação ou revelação pública, desde que tivessem motivos razoáveis para considerar que essa comunicação ou revelação pública era necessária para revelar uma infração ao abrigo da Lei 2/2023.
Ficam expressamente excluídas da proteção prevista na lei as pessoas que comuniquem ou revelem:
- Informações contidas em comunicações que tenham sido consideradas inadmissíveis por algum canal interno de informação ou por alguma das causas previstas na lei.
- Informações relacionadas com reclamações relativas a conflitos interpessoais ou que afetem exclusivamente o informante e as pessoas a que a comunicação ou revelação se refere.
- Informações já integralmente disponíveis ao público ou que constituam meros rumores.
- Informações relativas a ações ou omissões não abrangidas pelo âmbito de aplicação da lei.
C. Medidas de proteção das pessoas afetadas
Durante a tramitação do processo, as pessoas afetadas pela comunicação terão direito à presunção de inocência, ao direito de defesa e ao direito de acesso ao processo nos termos previstos na Lei 2/2023.
Terão igualmente direito à mesma proteção prevista para os informantes, preservando-se a sua identidade e garantindo-se a confidencialidade dos factos e dados relativos ao procedimento.
A Autoridade Independente de Proteção do Informante, A.A.I., poderá, no âmbito dos procedimentos sancionatórios que conduza, adotar medidas provisórias nos termos previstos no artigo 56.º da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas.
D. Casos de isenção e atenuação da sanção
Quando uma pessoa que tenha participado na prática da infração administrativa objeto da informação seja aquela que comunique a sua existência mediante a apresentação da informação, e desde que esta tenha sido apresentada antes de lhe ter sido notificada a instauração do procedimento de investigação ou sancionatório, o órgão competente para decidir o procedimento poderá, mediante decisão fundamentada, isentá-la do cumprimento da sanção administrativa aplicável, desde que sejam comprovados no processo os seguintes elementos:
- Ter cessado a prática da infração no momento da apresentação da comunicação ou revelação e ter identificado, quando aplicável, as restantes pessoas que tenham participado ou contribuído para a mesma.
- Ter cooperado de forma plena, contínua e diligente ao longo de todo o procedimento de investigação.
- Ter fornecido informação verdadeira e relevante, meios de prova ou dados significativos para comprovar os factos investigados, sem ter procedido à respetiva destruição ou ocultação, nem ter revelado direta ou indiretamente o seu conteúdo a terceiros.
- Ter procedido à reparação dos danos causados que lhe sejam imputáveis.
Quando estes requisitos não sejam cumpridos na sua totalidade, incluindo nos casos de reparação parcial dos danos, caberá à autoridade competente, após avaliação do grau de contribuição para a resolução do processo, decidir sobre a possibilidade de reduzir a sanção que teria sido aplicável à infração cometida.
Esta redução apenas será aplicável quando o informante ou autor da revelação não tenha sido anteriormente sancionado por factos da mesma natureza que tenham dado origem ao início do procedimento.
A redução da sanção poderá estender-se aos restantes participantes na prática da infração, em função do grau de colaboração ativa no esclarecimento dos factos, identificação de outros participantes e reparação ou redução dos danos causados, conforme apreciado pelo órgão responsável pela decisão.
A Lei 2/2023 exclui do disposto nesta secção as infrações previstas na Lei 15/2007, de 3 de julho, de Defesa da Concorrência.
VII. CONFIDENCIALIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS
Os dados pessoais que possam ser recolhidos serão tratados em conformidade com o estabelecido na Política de Privacidade.
VIII. COMUNICAÇÃO E REVISÃO DAS POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS
A empresa realizará ações periódicas de formação e campanhas de sensibilização destinadas a promover uma cultura de integridade e transparência e a informar os trabalhadores e outras partes interessadas sobre o canal de denúncias.
Serão igualmente disponibilizadas informações sobre os direitos e as medidas de proteção concedidas aos denunciantes ao abrigo da Lei 2/2023.
A empresa compromete-se a divulgar esta política junto de todos os trabalhadores e partes interessadas e procederá à sua atualização, pelo menos, de três em três anos e, quando aplicável, à alteração desta política interna do canal, tendo em consideração a experiência adquirida e as recomendações da Autoridade Competente.
Em Madrid, em 29 de novembro de 2024.